مدل های دفتر مدیریت پروژه
مدل استقرار دفتر مدیریت پروژه با توجه به نحوه مشارکت آن در پروژه ها و طرح ها و همچنین مشخص نمودن نقش پشتیبانی، مدیریتی و یا کنترلی تعیین می گردد (ماریوس، 2014). از آنجایی که بکارگیری دفاتر مدیریت پروژه با توجه به شرایط و ساختارهای متفاوت سازمان ها، یا یکدیگر مشابه نمی باشد، مشخص نمودن مدل دفتر مدیریت پروژه می تواند سازمان ها را در انتخاب مدل مناسب با ساختار سازمانی کمک نماید چرا که در صورت عدم انعطاف پذیری لازم از سوی دفتر مدیریت پروژه برای قرارگیری در ساختار سازمانی، استقرار آن با شکست روبرو خواهد شد. مدل های مختلفی از سوی محققین برای دفاتر مدیریت پروژه ارائه گردیده است که در یک دسته-بندی کلی می توان به دو دسته اصلی شامل مدل های سطوح تکاملی و مدل های جایگاه سازمانی تقسیم نمود.
مدل های سطوح تکاملی
مدل های ارائه شده برای دفتر مدیریت پروژه در سطوح تکاملی شامل: الف) مدل مخزن ، ب) مدل مخزن – مربی و ج) مدل مخزن – مربی – مدیر باشد. که در ادامه هر یک مختصرا تشریح می گردند.
مدل مخزن
در این مدل تاکید بر روی گردآوری اطلاعات جامع پیرامون مناسب ترین تکنیک های مدیریت پروژه و استانداردهای می باشد و دفتر مدیریت پروژه در امور اجرایی درگیر نمی شود. در این مدل دفتر مدیریت پروژه به عنوان منبعی از اطلاعات در خصوص روش های پروژه و استانداردها تلقی می گردد. در سازمان هایی که توانمندی ها و اختیارات در داخل پروژه ها تقسیم شده اند و یا سازمان-هایی که دارای نظارت ضعیف می باشند، استقرار این مدل از دفتر مدیریت پروژه توصیه می گردد. بکارگیری این مدل از دفتر مدیریت پروژه در سازمان مدیریت و گزارش گیری را با استفاده از ابزارها و تکنیک های متنوع تسهیل می نماید و همچنین از سوی دیگر، ابزارها و متدولوژی های مربوط به حوزه های مختلف را فراهم می آورد (مونتریو و همکاران، 2016).
ویژگی های دفاتر مدیریت پروژه در مدل مخزن عبارت است از:
🔵 دفتر مدیریت پروژه به عنوان یک مخزن اطلاعاتی جامع برای استانداردها، تکنیک های مدیریت پروژه و تجارت مدیریت پروژه شناخته می گردد؛
🔵 بهره گیری از تکنیک ها و ابزارها را برای طراحی و مدیریت پروژه تسهیل می نماید.
🔵 دفتر مدیریت پروژه بصورت مستقیم در تصمیمات مرتبط با اجرای پروژه اثر نمی گذارد.
مدل مخزن – مربی
در این مدل سازمان تلاش می نماید تا قسمتی از فعالیت ها، مسئولیت ها و تکنیک های مدیریت پروژه را به واحدهای وظیفه ای سازمان انتقال دهد. مدل مخزن – مربی را می توان مدل توسعه یافته مدل مخزن دانست که در آن دفتر مدیریت پروژه نقش فعال تری را داشته و به عنوان هماهنگ کننده بین بخش های مختلف شناخته می شود. در این حالت مدیران پروژه گزارش های خود را در اختیار دفتر مدیریت پروژه قرار می دهند که دفتر مدیریت پروژه فعالیت ها و اقدامات مستند شده را در میان واحدهای مختلف به اشتراک گذاشته و به منظور هماهنگی روابط بین بخشی از آن ها استفاده می-نماید. در این مدل دفتر مدیریت پروژه ممکن است نقش سبد پروژه را ایفا نماید و ضمن مشخص نمودن اولویت و وضعیت پروژه ها بر روی آن ها نظارت مستمر داشته باشد اما در حیطه بازبینی و تایید ورود نمی کند (سالی و همکاران ، 2017).
ویژگی های دفتر مدیریت پروژه در این مدل شامل موارد ذیل می باشد:
🔴 تلاش برای بهبود عملکرد و ارتقای بازدهی مدیران با استفاده از ایجاد ارتباطات مشاوره ای در تمام بخش های مختلف سازمان؛
🔴 نظارت پیوسته بر روی عملکرد و مشخص نمودن وضعیت پروژه ها؛
🔴 نظارت بر روی گزارش های عملکردی.
مدل مخزن – مربی – مدیر
این مدل را می توان پایدارترین مدل برای استقرار دفتر مدیریت پروژه دانست که در آن امکان مدیریت مستقیم پروژه ها میسر شده و همچنین مسئولیت ها و قابلیت های مدیریت پروژه به صورت کامل پیاده سازی می گردد. تاکید این مدل از دفتر مدیریت پروژه بر روی مشاوره و سرپرستی کلیه پروژه ها می باشد همچنین اختیارات بیشتری به دفتر مدیریت پروژه داده شده است و بر روی اجرای پروژه ها نظارت و ارزیابی وسیع تری را اعمال می نماید (اوترا و همکاران ، 2019).
برخی از ویژگی های مدل مخزن – مربی – مدیر شامل موارد ذیل می باشد:
🔴 علاوه بر نقش نظارتی ذکر شده در مدل های پیشین، دفتر مدیریت پروژه می تواند در این مدل قلمرو پروژه ها را مورد ارزیابی قرار داده و همچنین تخصیص منابع، تحلیل ریسک و برنامه ریزی و کنترل برنامه را با توجه به معیارهای سنجش و استانداردها مورد سنجش قرار می دهد.
🌏 مسئولیت مدیریت سبد پروژه در این مدل بر عهده دفتر مدیریت پروژ می باشد.
🌏 مسئولیت مشخص نمودن مدیران پروژه بر اساس نیازهای پروژه ها و قابلیت های افراد
روابط میان مدل های سطوح تکاملی دفتر مدیریت پروژه را می توان مطابق شکل زیر نشان داد. همانطور که مشاهده می شود امکان تلفیق مدل های مختلف در سطوح تکاملی به گونه ای می باشد ویژگی ها و قابلیت های دفتر مدیریت پروژه به مرور گسترش می یابد. مدل مخزن در سازمان هایی کارایی دارد که توان نظارتی کارکرد لازم را نداشته باشد. مدل مخزن – مربی نیز بر خلاف مدل مخزن دارای ساختاری دائمی بوده و بر عملکرد پروژه به صورت مستمر نظارت می نماید. مدل مخزن – مربی – مدیر توسعه یافته مدل های قبلی می باشد و بر تمامی وجوه مدیریت پروژه تاثیرگذار می باشد.
مدل های جایگاه سازمانی
مدل های جایگاه سازمانی یکی دیگر از مدل های ارائه شده برای دفتر مدیریت پروژه می باشد که شامل سه مدل الف) مدل سلسله مراتبی؛ ب) مدل پشتیبانی و مدیریتی و ج) مدل دفاتر پروژه، طرح و سبد پروژه است (کرافورد و کابانیس ، 2011). در ادامه هر یک از مدل های جایگاه سازمانی بصورت مختصر تشریح می گردند.
مدل سلسله مراتبی
در این مدل دفاتر مدیریت پروژه در سه سطح پروژه، تاکتیکی و راهبردی طرح ریزی می گردند. این مدل کارایی بیشتری در سازمان هایی که تعداد پروژه ها زیاد بوده و حجم مبالغ قراردادی نیز بالا باشد، دارد. در سطح یک، دفتر مدیریت پروژه در سطح پروژه و یا عملیاتی شکل می گیرد. دفتر مدیریت پروژه مسئولیت عملیاتی یک پروژه خاص را در سازمان بر عهده گرفته و تنها بر روی دستیابی به موفقیت در همان یک پروژه متمرکز می باشد. در سطح دو، دفتر مدیریت پروژه در سطح بخش و یا تاکتیکی شکل می گیرد. در این سطح، دفتر مدیریت پروژه، مسئولیت برنامه ریزی و اجرای کلیه پروژه های یک بخش از سازمان را بر عهده می گیرد. در سطح سه که به سطح سازمان و یا راهبردی نیز گفته می شود، دفتر مدیریت پروژه بر روی کلیه پروژه های سازمان نظارت دارد. مسئولیت اصلی دفتر مدیریت پروژه در این سطح ارائه مناسب ترین تکنیک های مدیریت پروژه به منظور اجرای موفقیت آمیز کلیه پروژه های است.
دفتر مدیریت پروژه Project Management Office چیست؟
مدل پشتیبانی و مدیریتی
دفتر مدیریت پروژه در این مدل به عنوان عنصر مرکزی مدیریت پروژه در سازمان شناخته می-شود که نقش مهمی را در تدوین استانداردها و فرایندهای مربوط به حکمرانی پروژه ها ایفا می نماید. مدیر دفتر مدیریت پروژه در مدل پشتیبانی اغلب به عنوان یکی از مدیران ارشد سازمان به حساب آمده و به مدیر عامل گزارش می دهد. دفتر مدیریت پروژه نیازهای مدیریت پروژه را بوسیله ارائه خدمات پشتیبانی بر طرف می سازد. این خدمات شامل آموزش، یکپارچه ساختن گزارشات، جمع آوری و توزیع مناسب ترین کارکردها می باشد. در این مدل، مسئولیت نظارت مستمر بر پروژه ها و مدیریت آن ها همچنان بر عهده واحدهای وظیفه ای سازمان است. از جمله چالش های پیاده سازی استقرار این مدل در سازمان را می توان زمان بر بودن آن و همچنین عدم رغبت از طرف مدیران وظیفه ای برای بکارگیری آن بعلت مشخص شدن اشتباهات و ضعف هایشان دانست.
مدل دفاتر پروژه، طرح و سبد پروژه
همانطور که از عنوان این مدل مشخص است، مبنای این مدل بر اساس استقرار سه دفتر تحت عنوان دفتر پروژه، دفتر طرح و دفتر سبد پروژه به طور همزمان در سازمان می باشد. دفتر سبد پروژه به عنوان بخش دائمی و ثابت در سازمان محسوب شده و دفاتر پروزه و طرح بصورت موقت و بر حسب نیاز و ضرورت استقرار پیدا می نمایند.
بر اساس مدل ها و متدولوژی های مورد استفاده در دفاتر مدیریت پروژه، استانداردهای مختلفی توسط سازمان ها و محققین با اهداف گوناگونی تدوین شده است. دامنه استفاده از استانداردهای دفتر مدیریت پروژه متفاوت بوده و از سطح منطقه ای تا جهانی را شامل می شود. استانداردهایی نظیر PMBOK، ISO و DIN از جمله پرکاربردترین استانداردها در زمینه استقرار دفتر مدیریت پروژه می باشند که در سازمان ها مختلف مورد استفاده قرار می گیرند (معینی و همکاران، 1384).
استانداردهای مرتبط با دفتر مدیریت پروژه حیطه نفوذ و کنترل این دفاتر را در سازمان مشخص می نمایند. در یک دسته بندی کلی می توان سه سطح نفوذ برای دفاتر مدیریت پروژه شامل سطح پشتیبانی، سطح کنترلی و سطح رهبری را در نظر گرفت (کوتش و همکاران ، 2015).
در سطح پشتیبانی، دفتر مدیریت پروژه مناسب ترین تکنیک های دستیابی به اطلاعات را مشخص می نماید. به عبارت دیگر مدیران پروژه از طریق دفتر مدیریت پروژه اطلاعات کلی پیرامون پروژه را دریافت می نمایند و این دفاتر نقش نظارتی را ایفا نمی کنند. در سطح کنترل، علاوه بر پشتیانی دفتر مدیریت پروژه از فعالیت های پروژه، کنترل اسناد، فرایندهای سازمانی و فعالیت ها توسط دفتر مدیریت صورت می پذیرد. در این سطح استانداردهای گزارش دهی طراحی شده و دفتر مدیریت پروژه از طریق آن روند پیشرفت را تحلیل نموده و بر اساس آن پیشنهادات خود را مطرح می نماید. در سطح رهبری، نفوذ دفتر مدیریت پروژه بیشتر از دو سطح قبلی بوده و در واقع مدیریت کلیه پروژه ها توسط این دفتر انجام می شود.
توضیحاتتون عالی بود ممنون🌹🌹
سلام و سپاس
بسیار عالی و کاربردی. ممنون
بسیار اموزنده و کامل
عالییییییییییییی
به روز بودن، احترام به نظر مشتری و تلاش در جهت کسب رضایت مخاطب، پاسخگویی مناسب و برخورداری از دانش کافی از جمله ویژگی های مثبت مجموعه شما می باشد. با تشکر