دفتر مدیریت پروژه Project Management Office
نخستین تعاریف بیان شده از دفتر مدیریت پروژه بر روی عملکردهای ارائه شده متمرکز بوده است. با مطالعه تحقیقات صورت پذیرفته مشاهده میگردد که تعریف دفتر مدیریت پروژه با گذشت زمان تکامل یافته و شاید بتوان گفت این موضوع بعلت جدید بودن آن نسبت به سایر مفاهیم مدیریت پروژه میباشد چرا که اولین مباحث جدی و تخصصی پیرامون دفتر مدیریت پروژه تنها در اواخر دهه 90 میلادی شکل گرفته است (دای و ولز ، 2004)
اولین تعاریف ارائه شده در زمینه دفتر مدیریت پروژه آن را گروهی از افراد توصیف نمودند که دارای اختیاراتی در راستای منافع یک پروژه هستند یا دفتر مدیریت پروژه را در زمینه سازمانی به عنوان واحدی با دسترسی به منابع برای پشتیبانی از مدیریت پروژه توصیف شده است. کرزنر دفتر مدیریت پروژه را در زمینه سازمانی توصیف میکند و معتقد است که دفتر مدیریت پروژه این نقش را در توسعه فرایندهای سازمانی از جمله معیارهایی برای به دست آوردن اطلاعات در زمینه بهبود عملکرد خود، ایفا میکند (مونتریو و همکاران، 2016).
تعاریف مختلفی از سوی محققین برای دفتر مدیریت پروژه (PMO) ارائه گردیده است اما فقدان اجماع در رابطه با آن باعث شده تا دفاتر مدیریت پروژه در اندازه، ساختار و همچنین سطح پاسخگویی با یکدیگر متفاوت باشند (دسوزا و اواریستو ، 2006). با توجه به این موضوع در مطالعات صورت پذیرفته از سوی مونتریو و همکاران (2016)، 47 نوع دفتر مدیریت پروژه شناسایی گردید. علیرغم وجود تعاریف و توصیفهای زیادی که در رابطه با دفتر مدیریت پروژه در ادبیات موضوعی وجود دارد اما با این حال به گفته پینتو و همکاران،(2010)، اکثر محققان برجسته در این زمینه عموما در این موضوع اتفاق نظر دارند که دفتر مدیریت پروژه واحدی است که در آن برخی فعالیتهای (عملکردها) مربوط به مدیریت پروژه انجام میشود و هدف آن کمک به سازمان برای دستیابی به نتایج بهتر از طریق پروژه ها میباشد.
مدل کارآفرینی 4E زاوير مندوزا
موسسه مدیریت پروژه (2013) تعریف زیر را از دفتر مدیریت پروژه ارائه میدهد:
دفتر مدیریت پروژه یک ساختار مدیریتی است که فرآیندهای حکمرانی مرتبط با پروژه را استاندارد نموده و از به اشتراک گذاری منابع، روشه ، ابزارها و تکنیکها پشتیبانی میکند. مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه را میتوان از ارائه عملکردهای پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئولیت مدیریت مستقیم یک یا چند پروژه دانست.
استاندارد PMBOK (2001) نیز تعریف دفتر مدیریت پروژه را اینگونه بیان مینماید: دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی میباشد که وظیفه یکپارچگی، استانداردسازی، مدیریت متمرکز و هماهنگی فی مابین پروژه ها را در سازمان ایفا مینماید. دفتر مدیریت پروژه در سازمان، عملکرد مدیریت پروژه را مورد ارزیابی قرار داده و منبع اسناد و مدارک مربوط به پروژه ها و فعالیتهای مرتبط با آنها میباشد.
در تعریفی دیگر با در نظر گرفتن کارکنان پاره وقت یا تمام وقت برای دفتر مدیریت پروژه، این دفتر دارای موجودیتی سازمانی شناخته شده که به عنوان عنصر اصلی برای مدیریت پروژه در سازمان معرفی میگردد (ارتو و همکاران، 2011).
دفتر مدیریت پروژه را میتوان یک واحد سازمانی در نظر گرفت که به صورت متمرکز و هماهنگ کلیه پروژه های زیر مجموعه خود را مدیریت مینماید. طیف کارکردهای دفتر مدیریت پروژه میتواند از وظایف پشتیبانی مربوط به مدیریت پروژه تا مدیریت مستقیم یک پروژه را شامل شود. در سازمانهای مختلف، دفتر مدیریت پروژه با اصطلاحاتی همچون دفتر مدیر طرح، مرکز تعالی مدیریت پروژه، دفتر پروژه، دفتر توسعه مدیریت و یا دفتر راهبردی پروژه شناخته میشود (دارلینگ و ویتی، 2016).
اگرچه اسامی مختلفی برای PMO در تحقیقات به دلیل تنوع در اندازه، ساختار، نقشها، سطوح پاسخگویی و درک ارزش استفاده میگردد اما تمامی عبارات و یا اصطلاحات مشابه دارای مفهم مشترکی میباشند. در واقع عناوین دفتر مدیریت پروژه متناسب با نحوه استقرار آن در سازمان میباشد و متدولوژی مورد استفاده توسط دفتر مدیریت پروژه در سازمان نقش کلیدی را در مستقل بودن آن ایفا مینماید.
تاریخچه دفتر مدیریت پروژه
اولین بار مفهوم دفتر مرکزی کنترل در اوایل سال 1980 میلادی در ارتش امریکا مطرح و مورد استفاده قرار گرفت. بر این اساس در ارتش هر یک از اداره های اجرایی مسئولیت یک برنامه مهم و اصلی را بر عهده داشت. این مسئولیت شامل تمامی مراحل از برنامه های آغازین تا تکمیل شدن نهایی طرح میشد. بعبارتی نقش اصلی در اجرای طرحها و برنامه ها بر عهده اداره اجرایی بود (سینگ و همکاران، 2009).
بکارگیری این روش در ارتش موجب شد تا علاوه بر کاهش هزینه ها، اثربخشی پروژه ها نیز ارتقا یابد. پس از تجربه موفق واگذاری برنامه ها به اداره اجرایی، در اوسط دهه 80 میلادی به تدریج این مفهوم در شرکتهای تجاری و سایر سازمانها مورد استفاده قرار گرفت و نخستین مدلهای دفتر مدیریت پروژه شکل گرفتند. روند توسعه دفاتر مدیریت پروژه در سازمانهای مختلف در اوایل قرن 20 رشد فزایندهای گرفت تا جایی که بصورت تقریبی 45 درصد از سازمانها و شرکتهای آمریکایی تا سال 2000 میلادی با مفهوم دفتر مدیریت پروژه آشنا شده و مدلی از آن را در سازمان خود پیادهسازی نمودند (وارد و همکاران، 2013). و از تاثیرات مثبت استقرار دفتر مدیریت پروژه اظهار رضایت نمودند. در ادامه کارکردهای دفتر مدیریت پروژه دستخوش تغییر شد و فعالیتهای اختصاص داده شده به آن نظیر مسئولیت نگهداری از داراییهای معنوی مرتبط با مدیریت پروژه نیز به آن افزوده گردید (سینگ و همکاران، 2009).
در اواسط دهه 90 میلادی سازمانها به منظور ارتقای کارایی و اثربخشی تمایل بیشتری به استفاده از تکنولوژیهای نوین در مدیریت پروژه از خود نشان دادند. استفاده از ابزارها و تکنیکهای نوین باعث گردید تا دفاتر مدیریت پروژه شکل جدیدی به خود بگیرند (سیمور و حسین، 2014).
امروزه با توجه به کارکردهای مثبت دفتر مدیریت پروژه و تاثیرات آن بر روی اهداف استراتژیک سازمان، دفتر مدیریت پروژه دارای جایگاه سازمانی مشخصی در ساختار سازمان میباشد (ارشادی و همکاران، 2021).
امكاناتتون عاليه و واقعا خوشحالم همچين سايتي براي دانشجویان هست ! خيلييييييي خيليييييي ممنون !!
سلام
ممنون از زحمتي كه كشيدين خيلي خوب بود ، چقدر خوبه كه شما هستين و اين كار ارزشمند رو انجام ميدين . من حتماً شما رو به بقيه دوستان هم معرفي مي كنم 🙂
موفق باشين
با تشکر مجدد از خدمات خوبتون
برقرار باشبد
رضا